مقدمه:
انجمن مديريت پروژه (PMI) در زمينه ترويج دانش مديريت پروژه اولين كتاب استاندارد ملي (PMBOK: Project Management Body Of Khowledge ) را براي تشريح مجموعه دانش موجود در حرفه مديريت پروژه به چاپ رسانيد.
امروزه متخصصين حرفه اي مديريت پروژه كساني محسوب مي شوند كه بتوانند علاوه بر تجربيات اجرايي در آزمون حرفه اي مديريت پروژه شركت كرده و موفق به اخذ گواهينامه آزمون (PMP) شوند.البته متن اصلي آزمون حرفه اي مديريت پروژه در قالب استاندارد كتاب راهنماي پيكره دانش مديريت پروژه مي باشد.
پروژه چيست ؟
امروزه فعاليتهاي عمده و اصلي غالباً توسط سازمانها و موسسات،در دو قالب «عمليات دوره اي و مداوم»operation و «پروژه» project اجرا مي شوند. اين دو قالب داراي مشخصات مشترکي هستند که برخي از مهمترين آنها عبارتند از:
{فعاليتهاي عمده و اصلي آنها توسط نيروهاي متخصص اجرا مي شوند.
{انجام عمده فعاليتها با محدوديت استفاده از منابع کاري همراه است.
{فعاليتهاي عمده و اصلي ابتدا برنامه ريزي مي شوند، سپس به اجرا گذاشته شده و تا پايان کار به صورت مداوم کنترل مي گردند.
اختلاف عمده و اساسي بين دو رويکرد فوق اين است که عمليات، مداوم و مستمر هستند در حالي که پروژه ها موقتي و منحصر به فرد مي باشند.
بر اساس تعريف استاندارد مديريت پروژه (PMI) مجموعه تلاشهاي موقتي براي تحقق يک تعهد و تقبل در ايجاد يک محصول يا ارائه خدمات را پروژه گويند. موارد زير مثالهايي از پروژه مي باشند:
{توسعه يك محصول يا يك خدمت جديد
{ايجاد يك تغيير در ساختار، كاركنان يا سبك سازمان
{طراحي يك وسيله حمل و نقل جديد
{راه اندازي مبارزات براي يك دفتر سياسي
مشخصه هاي پروژه:
{پروژه ها موقتي هستند.
{نتايج پروژه ها منحصر به فرد است.
{ خروجي(OUT PUT)
ورودي(INPUT)
بازخورد Feed back))
اهداف ، نتايج و محصول پروژه
پروژه ها سيستم هستند.(به طوري كه داراي ورودي ها، پردازش ها،و خروجي هاي مشخص مي باشند. در اين صورت نقش مديريت پروژه به عنوان بازخورگيرنده از سيستم، هدايتگر و رهبر حياتي به نظر مي رسد.)
{هر پروژه داراي محدوديت است.
{اصل عدم قطعيت در پروژه
{پروژه ها داراي چرخه حيات مي باشند.(معمولاً هر پروژه داراي مرحله آغازين، مرحله هاي مياني و مرحله اختتامي مي باشد.)
مديريت پروژه چيست ؟
مديريت پروژه عبارت است از بكارگيري دانش،مهارت ها، ابزارها و تكنيك ها براي فعاليت هاي پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه. مديريت پروژه با استفاده از فرآيندهايي چون فرآيندهاي آغازين، برنامه ريزي، اجرايي، كنترلي و اختتامي مي پذيرد.
حوزه هاي دانش مديريت پروژه
مديريت يكپارچگي پروژه:فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از هماهنگي مناسب بين عناصر مختلف پروژه را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون تكوين برنامه پروژه، اجراي برنامه پروژه و كنترل يكپارچه تغييرات مي باشد.
مديريت محدوده پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از اينكه پروژه براي تكميل موفقيت آميز خود در برگيرنده همه كارهاي مورد نياز و فقط كارهاي مورد نياز مي باشد را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فعاليت هايي چون آغاز، برنامه ريزي محدوده،تعريف محدوده، تائيد محدوده و كنترل تغييرات محدوده تشكيل شده است.
مديريت زمان پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از تكميل به موقع پروژه را تشريح مي كند.اين حوزه شامل فرآيندهايي چون تعريف فعاليت، تعيين توالي فعاليت، برآورد مدت زمان فعاليت،تكوين زمانبندي و كنترل زمانبندي مي باشد.
مديريت هزينه پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از تكميل پروژه با بودجه مصوب شده را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي منابع، برآورد هزينه،بودجه بندي هزينه و كنترل هزينه مي باشد.
مديريت كيفيت پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از برآورده شدن نيازهايي كه پروژه از بابت آنها تعهد شده است را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي كيفيت،تضمين كيفيت و كنترل كيفيت است.
مديريت منابع انساني پروژه:فرآيندهاي مورد نياز جهت اثربخش ترين استفاده از افراد درگير در پروژه را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي سازماني، جذب منابع انساني و توسعه تيم مي باشد.
مديريت ارتباطات پروژه:فرآيندهاي مورد نياز جهت حصول اطمينان از مناسب و به موقع بودن توليد، گردآوري،توزيع،ذخيره و تنظيم نهايي اطلاعات پروژه را تشريح مي كند.
مديريت ريسك پروژه: فرآيندهاي مربوط به شناسايي،تحليل و واكنش به ريسك پروژه را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي مديريت ريسك، شناسايي ريسك،تحليل كيفي ريسك، تحليل كمي ريسك، برنامه ريزي واكنش به ريسك و كنترل و نظارت ريسك مي باشد.
مديريت تداركات پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي دستيابي به كالاها و خدمات از خارج از سازمان اجرايي را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي تداركات، برنامه ريزي درخواست، درخواست، انتخاب منبع اداره پيمان و خاتمه پيمان مي باشد.
سطح هزينه و منابع انساني
زمان
پايان
شروع
مرحله آغازين
مرحله مياني
مرحله نهايي
ذينفعان پروژه:
ذينفعان پروژه افراد و سازمانهايي هستند كه به صورت فعال در پروژه درگير مي باشند و يا ممكن است منافع آنها به واسطه نتيجه اجراي پروژه يا تكميل پروژه به صورت مثبت يا منفي تحت تاثير قرار گيرد. همچنين ممكن است آنها بر پروژه يا نتايج آن اعمال نفوذ نمايند.
ذينفعان كليدي هر پروژه عبارتند از:
مدير پروژه: فردي كه مسئول مديريت پروژه مي باشد.
مشتري:فرد يا سازماني كه محصول پروژه را مورد استفاده قرار مي دهد.
سازمان اجرايي: شركتي كه كاركنانش بيش از ديگران به صورت مستقيم در انجام كار پروژه درگير هستند.
اعضاء تيم: گروهي كه كار پروژه را انجام مي دهند.
سرمايه گذار: فرد يا گروهي در داخل يا خارج از سازمان اجرايي كه منابع مالي را به صورت نقدي و جنسي براي پروژه فراهم مي آورد.
ساختار شكست كار
يك ساختار شكست كار(wbs)، يك گروه بندي دستاورد گرا از مولفه هاي پروژه مي باشد كه محدوده كل پروژه راسازماندهي مي‌كند، كاري كه در ساختار شكست كار نباشد خارج از محدوده پروژه مي باشد و داراي مشخصاتي به شرح ذيل است:
{ نمايشي از كار به شكل يك فعاليت كه اين كار داراي نتيجه ملموس باشد.
{ در قالب يك ساختار سلسله مراتبي نظام يافته است.
{ داراي يك نتيجه ملموس و عيني بوده و به عنوان يك قلم قابل تحويل از آن ياد مي شود.
يك قلم قابل تحويل عبارت است از:هر ماحصل، نتيجه يا قلم قابل اندازه گيري، ملموس و قابل صحت سنجي كه بايد براي تكميل پروژه و يا قسمتي از پروژه تكميل مي گردد.
دو هدف اصلي ساختار تقسيم كار:
{ حصول اطمينان از اينكه پروژه شامل تمامي كارهاي مورد نياز مي باشد.
{ حصول اطمينان از اينكه پروژه شامل هيچ كار غير ضروري نمي باشد.
در صورتي كه كار ضروري حذف نگردد، به احتمال بسيار زياد پروژه دچار تاخير شده، هزينه اي اضافه را نيز متحمل خواهد شد و اگر كاري غير ضروري انجام پذيرد، زمان و پول مشتري به هدر خواهد رفت.
برنامه ريزي پروژه
1) تعيين هدف پروژه
2) تقسيم اهداف به اهداف كوچكتر
3) تعريف فعاليتهاي اصلي
4) تقسيم فعاليتهاي اصلي به فعاليتهاي كوچكتر
5) تعيين روابط بين فعاليتها
6) زمانسنجي
7) تعريف منابع
8) تخصيص منابع
9) تسطيح منابع
10) موازنه هزينه و زمان
11) زمانبندي
12) بازنگري
13) تائيد مديريت، مشاور، كارفرما
14) اجراي پروژه
15) كنترل پروژه
انجمن مديريت پروژه (PMI) در زمينه ترويج دانش مديريت پروژه اولين كتاب استاندارد ملي (PMBOK: Project Management Body Of Khowledge ) را براي تشريح مجموعه دانش موجود در حرفه مديريت پروژه به چاپ رسانيد.
امروزه متخصصين حرفه اي مديريت پروژه كساني محسوب مي شوند كه بتوانند علاوه بر تجربيات اجرايي در آزمون حرفه اي مديريت پروژه شركت كرده و موفق به اخذ گواهينامه آزمون (PMP) شوند.البته متن اصلي آزمون حرفه اي مديريت پروژه در قالب استاندارد كتاب راهنماي پيكره دانش مديريت پروژه مي باشد.
پروژه چيست ؟
امروزه فعاليتهاي عمده و اصلي غالباً توسط سازمانها و موسسات،در دو قالب «عمليات دوره اي و مداوم»operation و «پروژه» project اجرا مي شوند. اين دو قالب داراي مشخصات مشترکي هستند که برخي از مهمترين آنها عبارتند از:
{فعاليتهاي عمده و اصلي آنها توسط نيروهاي متخصص اجرا مي شوند.
{انجام عمده فعاليتها با محدوديت استفاده از منابع کاري همراه است.
{فعاليتهاي عمده و اصلي ابتدا برنامه ريزي مي شوند، سپس به اجرا گذاشته شده و تا پايان کار به صورت مداوم کنترل مي گردند.
اختلاف عمده و اساسي بين دو رويکرد فوق اين است که عمليات، مداوم و مستمر هستند در حالي که پروژه ها موقتي و منحصر به فرد مي باشند.
بر اساس تعريف استاندارد مديريت پروژه (PMI) مجموعه تلاشهاي موقتي براي تحقق يک تعهد و تقبل در ايجاد يک محصول يا ارائه خدمات را پروژه گويند. موارد زير مثالهايي از پروژه مي باشند:
{توسعه يك محصول يا يك خدمت جديد
{ايجاد يك تغيير در ساختار، كاركنان يا سبك سازمان
{طراحي يك وسيله حمل و نقل جديد
{راه اندازي مبارزات براي يك دفتر سياسي
مشخصه هاي پروژه:
{پروژه ها موقتي هستند.
{نتايج پروژه ها منحصر به فرد است.
{ خروجي(OUT PUT)
(PROCESS)
پردازش
ورودي(INPUT)
بازخورد Feed back))
برنامه ريزي و طرح پروژه
مديريت و كنترل پروژه
اهداف ، نتايج و محصول پروژه
پروژه ها سيستم هستند.(به طوري كه داراي ورودي ها، پردازش ها،و خروجي هاي مشخص مي باشند. در اين صورت نقش مديريت پروژه به عنوان بازخورگيرنده از سيستم، هدايتگر و رهبر حياتي به نظر مي رسد.)
{هر پروژه داراي محدوديت است.
{اصل عدم قطعيت در پروژه
{پروژه ها داراي چرخه حيات مي باشند.(معمولاً هر پروژه داراي مرحله آغازين، مرحله هاي مياني و مرحله اختتامي مي باشد.)
مديريت پروژه چيست ؟
مديريت پروژه عبارت است از بكارگيري دانش،مهارت ها، ابزارها و تكنيك ها براي فعاليت هاي پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه. مديريت پروژه با استفاده از فرآيندهايي چون فرآيندهاي آغازين، برنامه ريزي، اجرايي، كنترلي و اختتامي مي پذيرد.
حوزه هاي دانش مديريت پروژه
مديريت يكپارچگي پروژه:فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از هماهنگي مناسب بين عناصر مختلف پروژه را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون تكوين برنامه پروژه، اجراي برنامه پروژه و كنترل يكپارچه تغييرات مي باشد.
مديريت محدوده پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از اينكه پروژه براي تكميل موفقيت آميز خود در برگيرنده همه كارهاي مورد نياز و فقط كارهاي مورد نياز مي باشد را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فعاليت هايي چون آغاز، برنامه ريزي محدوده،تعريف محدوده، تائيد محدوده و كنترل تغييرات محدوده تشكيل شده است.
مديريت زمان پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از تكميل به موقع پروژه را تشريح مي كند.اين حوزه شامل فرآيندهايي چون تعريف فعاليت، تعيين توالي فعاليت، برآورد مدت زمان فعاليت،تكوين زمانبندي و كنترل زمانبندي مي باشد.
مديريت هزينه پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از تكميل پروژه با بودجه مصوب شده را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي منابع، برآورد هزينه،بودجه بندي هزينه و كنترل هزينه مي باشد.
مديريت كيفيت پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي حصول اطمينان از برآورده شدن نيازهايي كه پروژه از بابت آنها تعهد شده است را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي كيفيت،تضمين كيفيت و كنترل كيفيت است.
مديريت منابع انساني پروژه:فرآيندهاي مورد نياز جهت اثربخش ترين استفاده از افراد درگير در پروژه را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي سازماني، جذب منابع انساني و توسعه تيم مي باشد.
مديريت ارتباطات پروژه:فرآيندهاي مورد نياز جهت حصول اطمينان از مناسب و به موقع بودن توليد، گردآوري،توزيع،ذخيره و تنظيم نهايي اطلاعات پروژه را تشريح مي كند.
مديريت ريسك پروژه: فرآيندهاي مربوط به شناسايي،تحليل و واكنش به ريسك پروژه را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي مديريت ريسك، شناسايي ريسك،تحليل كيفي ريسك، تحليل كمي ريسك، برنامه ريزي واكنش به ريسك و كنترل و نظارت ريسك مي باشد.
مديريت تداركات پروژه: فرآيندهاي مورد نياز براي دستيابي به كالاها و خدمات از خارج از سازمان اجرايي را تشريح مي كند. اين حوزه شامل فرآيندهايي چون برنامه ريزي تداركات، برنامه ريزي درخواست، درخواست، انتخاب منبع اداره پيمان و خاتمه پيمان مي باشد.
سطح هزينه و منابع انساني
زمان
پايان
شروع
مرحله آغازين
مرحله مياني
مرحله نهايي
ذينفعان پروژه:
ذينفعان پروژه افراد و سازمانهايي هستند كه به صورت فعال در پروژه درگير مي باشند و يا ممكن است منافع آنها به واسطه نتيجه اجراي پروژه يا تكميل پروژه به صورت مثبت يا منفي تحت تاثير قرار گيرد. همچنين ممكن است آنها بر پروژه يا نتايج آن اعمال نفوذ نمايند.
ذينفعان كليدي هر پروژه عبارتند از:
مدير پروژه: فردي كه مسئول مديريت پروژه مي باشد.
مشتري:فرد يا سازماني كه محصول پروژه را مورد استفاده قرار مي دهد.
سازمان اجرايي: شركتي كه كاركنانش بيش از ديگران به صورت مستقيم در انجام كار پروژه درگير هستند.
اعضاء تيم: گروهي كه كار پروژه را انجام مي دهند.
سرمايه گذار: فرد يا گروهي در داخل يا خارج از سازمان اجرايي كه منابع مالي را به صورت نقدي و جنسي براي پروژه فراهم مي آورد.
ساختار شكست كار
يك ساختار شكست كار(wbs)، يك گروه بندي دستاورد گرا از مولفه هاي پروژه مي باشد كه محدوده كل پروژه راسازماندهي مي‌كند، كاري كه در ساختار شكست كار نباشد خارج از محدوده پروژه مي باشد و داراي مشخصاتي به شرح ذيل است:
{ نمايشي از كار به شكل يك فعاليت كه اين كار داراي نتيجه ملموس باشد.
{ در قالب يك ساختار سلسله مراتبي نظام يافته است.
{ داراي يك نتيجه ملموس و عيني بوده و به عنوان يك قلم قابل تحويل از آن ياد مي شود.
يك قلم قابل تحويل عبارت است از:هر ماحصل، نتيجه يا قلم قابل اندازه گيري، ملموس و قابل صحت سنجي كه بايد براي تكميل پروژه و يا قسمتي از پروژه تكميل مي گردد.
دو هدف اصلي ساختار تقسيم كار:
{ حصول اطمينان از اينكه پروژه شامل تمامي كارهاي مورد نياز مي باشد.
{ حصول اطمينان از اينكه پروژه شامل هيچ كار غير ضروري نمي باشد.
در صورتي كه كار ضروري حذف نگردد، به احتمال بسيار زياد پروژه دچار تاخير شده، هزينه اي اضافه را نيز متحمل خواهد شد و اگر كاري غير ضروري انجام پذيرد، زمان و پول مشتري به هدر خواهد رفت.
برنامه ريزي پروژه
1) تعيين هدف پروژه
2) تقسيم اهداف به اهداف كوچكتر
3) تعريف فعاليتهاي اصلي
4) تقسيم فعاليتهاي اصلي به فعاليتهاي كوچكتر
5) تعيين روابط بين فعاليتها
6) زمانسنجي
7) تعريف منابع
8) تخصيص منابع
9) تسطيح منابع
10) موازنه هزينه و زمان
11) زمانبندي
12) بازنگري
13) تائيد مديريت، مشاور، كارفرما
14) اجراي پروژه
15) كنترل پروژه
